STK-İLETİŞİM ve ETKİNLİK REHBERİ

 

Dernek Kümeleri ve Atölyeleri İçin Standart Uygulama Prosedürü (SOP)

---

1. ETKİNLİK YÖNETİMİ KONTROL LİSTESİ (CHECKLIST)

A. Etkinlik Öncesi Hazırlık ve Duyuru Süreci

T-14 Gün (Planlama & İlk İlan)

• [ ] Etkinlik Künyesi: Etkinlik adı, tarihi, saati, mekanı, konuşmacıları ve amacı netleştirildi.
• [ ] Görsel Tasarımı: Canva kurumsal şablonlarına uygun afiş (1080x1350 px) ve story görselleri hazırlandı.
• [ ] İlk İç Duyuru: WhatsApp üye gruplarında ve e-posta bülteninde ilk duyuru paylaşıldı.
• [ ] Kayıt Formu: Katılım teyidi veya kontenjan takibi gerekiyorsa çevrim içi katılım formu (Google Forms vb.) açıldı.

T-7 Gün (Yaygınlaştırma)

• [ ] Kuşadası Yerel Basını: Basın bülteni ve davetiye Kuşadası ve Aydın yerel gazete/gazetecilerine iletildi.
• [ ] Yerel Kurum & STK Bildirimleri: Kuşadası Kent Konseyi, belediye ve ilgili kardeş derneklere duyuru geçildi.
• [ ] Sosyal Medya (2. Dalga): Etkinliğin Kuşadası ve toplumsal boyuttaki önemini vurgulayan detay paylaşımı yapıldı.

T-3 Gün & T-1 Gün (Hatırlatma)

• [ ] Hatırlatma Duyurusu: "Son 3 Gün" ve "Yarın" görselleri/mesajları paylaşıldı.
• [ ] Lojistik & Konum Bilgisi: Etkinlik mekanı açık adresi ve harita konumu üyelere tekrar iletildi.
• [ ] Medya Ekibi Görevlendirmesi: Fotoğraf ve video çekimini yapacak kişi(ler) belirlendi ve bilgilendirildi.

---

B. Etkinlik Anı ve Medya Kaydı

• [ ] Katılımcı Kayıt Masası: Girişte üye ve misafirlerin isim, telefon ve e-posta bilgilerini içeren imza/kayıt listesi tutuldu.
• [ ] Zorunlu Çekimler (Fotoğraf):
  • [ ] Salon genel görünümü ve katılımın yoğunluğu (geniş açı)
  • [ ] Konuşmacı/kolaylaştırıcı odaklı portrait çekimler
  • [ ] Katılımcıların etkileşim, soru-cevap ve çalışma anları
  • [ ] Etkinlik sonunda tüm katılımcılarla Toplu Kapanış Fotoğrafı (en az 5-6 ardışık kare)
• [ ] Zorunlu Çekimler (Video):
  • [ ] Reels/Shorts için dikey (9:16) 15-30 saniyelik hareketli B-roll kesitleri
  • [ ] Konuşmacının en önemli vurgularını içeren net sesli yatay/dikey kayıtlar

---

C. Etkinlik Sonrası Değerlendirme ve Yayınlama

T+24 ila T+48 Saat (Değerlendirme & Arşiv)

• [ ] Hızlı Medya Seçkisi: Medya sorumlusu öne çıkan 5 fotoğraf ve 3 videoyu iletişim sorumlusuna iletti.
• [ ] Bulut Arşivleme: Tüm ham materyaller YYYY-AA-GG_KumeAdi_EtkinlikAdi formatıyla bulut depolamaya yüklendi.
• [ ] Etki Raporu: Etkinlik sorumlusu "Etkinlik Değerlendirme ve Etki Raporu"nu doldurarak yönetime iletti.

T+72 Saat (Yayınlama & Dijital Hafıza)

• [ ] Reels / Shorts: 30 saniyelik özet dikey video sosyal medyada paylaşıldı.
• [ ] Blog / Web Haberi: Etkinlik özeti, etki değerlendirmesi ve fotoğraf galerisi dernek web sitesinde yayınlandı.
• [ ] Kapanış Duyurusu: "Etkinlik Özeti Web Sitemizde!" mesajı ve bağlantısı üye gruplarında paylaşıldı.

---

2. İLETİŞİM VE ETKİNLİK EKİBİ GÖREV DAĞILIMI

| Rol | Ana Sorumluluklar | | :--- | :--- | | 

Etkinlik & İletişim Koordinatörü | Tüm sürecin takvime uygun yürümesini sağlar, basın bültenini onaylar, etki raporunu hazırlar ve yönetim kuruluna sunar. | | 

Grafik Tasarım & İçerik Sorumlusu | Afiş, carousel, story görsellerini tasarlar; WhatsApp duyuru metinlerini ve blog yazılarını kaleme alır. | | 

Saha & Duyuru Sorumlusu | WhatsApp/e-posta duyurularını yapar; Kent Konseyi ve STK'lara ulaşır; etkinlik girişindeki kayıt masasını yönetir. | |

Medya & Çekim Sorumlusu | Fotoğraf/video çekimlerini standartlara uygun yapar; 24 saat içinde bulut arşive kuralına uygun adlandırarak yükler. | | 

Sosyal Medya & Dijital Yayın Sorumlusu | Canlı story anlatımını yapar; T+1 günde özet Reels/Shorts videosunu kurgular; T+3 günde blog haberini yayına alır. |

---

3. DİJİTAL ARŞİV VE KLASÖRLEME YÖNERGESİ

Bulut Klasör Hiyerarşisi (Google Drive / Dropbox)

Standart Adlandırma Kuralları

• Etkinlik Klasör Adı: YYYY-AA-GG_[KumeVeyaAtolyeKisaAdi]_[EtkinlikAdi]

  • Örnek: 2026-10-04_KentKumesi_Kusadasi_Gelecegi_Paneli

• Fotoğraf / Video Dosya Adı: YYYY-AA-GG_[EtkinlikAdi]_[IcerikTuru]_[SiraNo].[uzanti]

  • Örnek: 2026-10-04_KusadasiPaneli_Foto_TopluKapanis_01.jpg

  • Örnek: 2026-10-04_KusadasiPaneli_Video_Reels_01.mp4

• Belge / Rapor Dosya Adı: YYYY-AA-GG_[EtkinlikAdi]_[BelgeTuru]_[Versiyon].[uzanti]

• Örnek: 2026-10-04_KusadasiPaneli_EtkiRaporu_v1.pdf

4. ETKİNLİK DEĞERLENDİRME VE ETKİ RAPORU 

FORM ŞABLONU

ETKİNLİK DEĞERLENDİRME VE ETKİ RAPORU

1. Etkinlik Künyesi

• Etkinlik Adı:

• Düzenleyen Küme / Atölye:

• Etkinlik Sorumlusu / Yürütücüsü:

• Tarih ve Saat:

• Etkinlik Mekanı:

• Konuşmacı(lar) / Kolaylaştırıcı(lar):

2. Katılım Verileri (Nicel Değerlendirme)

• Dernek Üyesi Katılımcı Sayısı:

• Dış Katılımcı / Konuk Sayısı:

• Toplam Katılımcı Sayısı:

3. Etkinlik İçeriği ve Önemli Başlıklar

• Etkinliğin Ana Amacı:

• Ele Alınan Önemli Başlıklar: 1. 2. 3.

4. Toplumsal ve Kurumsal Etki Değerlendirmesi (Nitel Değerlendirme)

• Derneğe Katkısı: (Yeni üye ilgisi, küme içi iş birliğinin artması, uzmanlık gelişimi vb.)

• Kuşadası'na (Kent Yaşamına) Katkısı: (Yerel bir sorunun görünür kılınması, kent kültürüne katkı, STK/kurum iş birliği potansiyeli)

• Türkiye / Genel Kamuoyuna Katkısı: (Ulusal düzeyde farkındalık, iyi uygulama örneği/model oluşturma, bildiri üretimi)

5. Medya ve Arşiv Durumu

• [ ] Fotoğraf ve video çekimleri tamamlandı.

• [ ] Medya materyalleri Dernek Bulut Arşivine yüklendi.

• Bulut Arşiv Klasör Bağlantısı:

5. CANVA KURUMSAL TASARIM VE MARKA REHBERİ

Marka Renk Paleti (Brand Color Palette)

• 🔵 Kuşadası Mavisi (Primary): #004B87 (RGB: 0, 75, 135) — Ana başlıklar, kurumsal zemin ve logosu.

• 🟢 Ege Yeşili (Secondary): #2E7D32 (RGB: 46, 125, 50) — Çevre, iklim atölyeleri ve olumlu vurgular.

• 🟡 Güneş Sarısı (Accent): #FFB300 (RGB: 255, 179, 0) — Attention-grabbing etiketler, tarihler ve butonlar.

• ⬛ Koyu Nötr: #1C2128 (RGB: 28, 33, 40) — Gövde metinleri ve okunabilir paragraflar.

• ⬜ Temiz Beyaz: #FAFAFA (RGB: 250, 250, 250) — Kart ve afiş arka planları.

Tipografi Standartları

• Ana Başlıklar (Heading): Montserrat (Bold) — Büyük, net ve dikkat çekici.

• Alt Başlıklar (Sub-Heading): Poppins (SemiBold) — Konuşmacı, tarih ve mekan bilgileri.

• Gövde Metinleri (Body Text): Inter veya Roboto (Regular) — Okunabilir paragraf metinleri.

Görsel Boyut Standartları

• Dikey Post (İdeal): 1080 x 1350 px (4:5 En-Boy)

• Kare Post / Afiş: 1080 x 1080 px (1:1 En-Boy)

• Story / Reels / Shorts: 1080 x 1920 px (9:16 En-Boy)

• Önemli: Story tasarımlarında üstten ve alttan 250 px güvenli alan boşluğu bırakın.

6. DUYURU VE BASIN BÜLTENİ METİN ŞABLONLARI

A. WhatsApp Üye Duyurusu Şablonu

📣 [Dernek Adı] [Küme/Atölye Adı] Etkinlik Daveti

Değerli Üyelerimiz,

[Küme/Atölye Adı] bünyesinde düzenlenen ve [Etkinliğin Amacı/Önemi] konusunu ele alacağımız "[Etkinlik Başlığı]" programımızda bir araya geliyoruz.

🗓 Tarih: [GG/AA/YYYY - Gün]
⏰ Saat:
📍 Yer: [Mekan Adı / Açık Adres]
👤 Konuşmacı / Kolaylaştırıcı: [Ad Soyad, Unvan]

🎟 Katılım ücretsiz olup üye ve yakınlarına açıktır.

Katılımınız derneğimizin gücüne güç katacaktır. Hepinizi bekliyoruz!

[Dernek Adı] Yönetim Kurulu

B. Basın Bülteni Şablonu (Kuşadası ve Yerel Basın)

BASIN BÜLTENİ                                                         Tarih: [GG/AA/YYYY]

[ÇARPCI VE HABER DEĞERİ TAŞIYAN ANA BAŞLIK]

[Alt Başlık: Dernek Adı Küme/Atölye Adı Tarafından Düzenlenen Etkinlik Hakkında Özeti]

KUŞADASI / AYDIN – Kuşadası’nın sivil toplum yaşamına katkı sunan [Dernek Adı], kent yaşamı ve toplumsal gelişim açısından büyük önem taşıyan etkinliklerine devam ediyor. Dernek bünyesinde faaliyet gösteren [Küme / Atölye Adı], [Tarih] tarihinde "[Etkinlik Başlığı]" başlıklı kapsamlı bir etkinlik düzenliyor.

[Mekan Adı] ev sahipliğinde gerçekleşecek etkinlikte, [Konuşmacı Adı / Uzmanlık Alanı] rehberliğinde [Etkinliğin Temel Amacı ve Kuşadası'na Katkısı] konusu tüm yönleriyle ele alınacak.

"Kuşadası ve Türkiye Kamuoyuna Çağrı"
Etkinliğe ilişkin açıklamalarda bulunan [Dernek Başkanı / Küme Yürütücüsü Ad Soyad], "Derneğimiz kurulduğu günden bu yana Kuşadası’nın sosyal, kültürel ve düşünsel birikimine katkı sunmayı hedefliyor. Tüm halkımızı ve basın mensuplarımızı aramızda görmekten onur duyarız" ifadelerini kullandı.

Etkinlik Detayları:
- Tarih: [GG/AA/YYYY]
- Saat:
- Yer: [Mekan Adı ve Açık Adresi]
- Katılım: Ücretsiz ve Kamuoyuna Açıktır.

---
DETAYLI BİLGİ VE İLETİŞİM:
Dernek Adı: [Dernek Tam Adı]
Basın / İletişim Sorumlusu: [Ad Soyad]
Telefon: [05XX XXX XX XX]
E-posta: [info@dernekadresi.org]
Web Sitesi: [www.dernekadresi.org]