Dernek Küme ve Atölyeleri Etkinlikleri, Standart Uygulama Süreci

 

DERNEK KÜMELERİ VE ATÖLYELERİNİN KESİNLEŞMİŞ ETKİNLİKLERİNİ:

• yönetmek, 

• katılımı artırmak, 

• etkiyi ölçmek ve 

• dijital hafıza oluşturmak için 

STANDART UYGULAMA PROSEDÜRÜ (SOP) VE İLETİŞİM & ARŞİV SÜRECİ AŞAĞIDA SUNULMUŞTUR.

1. Etkinlik Öncesi: Duyuru ve Katılımı Artırma

Etkinliğin duyuru gücünü artırmak ve üye/kamuoyu katılımını en üst seviyeye çıkarmak için 3 aşamalı bir iletişim takvimi uygulanmalıdır.

A. Duyuru Kanalları ve Hedef Kitle Matrisi

• Dernek İçi (Üyeler): WhatsApp grupları, e-posta bülteni, iç haberleşme panosu.

• Yerel Kamuoyu (Kuşadası): Kuşadası yerel basını, kent konseyi ve STK ağları, Kuşadası odaklı sosyal medya grupları, yerel mekanlara basılı afiş/broşür dağıtımı.

• Ulusal Kamuoyu (Türkiye): Sosyal medya kanalları (Instagram, Facebook, X, LinkedIn), sektörel/konusal ağlar, basın bülteni dağıtımı.

B. Zaman Çizelgesi (İletişim Takvimi)

1. T-14 Gün (İlk İlan): Etkinlik afişi, konusu, konuşmacıları/kolaylaştırıcıları ve kayıt formu (gerekiyorsa) tüm dijital kanallarda yayınlanır.

2. T-7 Gün (Detay Paylaşımı): Etkinliğin Kuşadası ve toplumsal boyuttaki önemini vurgulayan kısa içerikler/videolar paylaşılır.

3. T-3 Gün (Hatırlatma): Katılım teyitleri toplanır, "Son X Gün" görselleri ile etkileşim artırılır.

4. T-1 Gün (Son Çağrı & Lojistik): Konum, saat ve ulaşım bilgileri net bir şekilde iletilir.

2. Etkinlik Sırası: Kayıt ve Arşivleme

Etkinliğin belgelenmesi, dernek arşivinin ve dijital içeriğin temelini oluşturur.

• Medya Ekibi / Görevlisi: Her etkinlik için en az bir fotoğraf ve video sorumlusu atanmalıdır.

• Kayıt Standardı:

• Fotoğraf: Açılış, katılımcıların genel görünümü, konuşmacı/atölye anı, etkileşim/soru-cevap anları ve toplu kapanış fotoğrafı.

• Video: Etkinliğin önemli anlarından 15-30 saniyelik kısa kesitler (reels/shorts için) ve kilit konuşmaların ham kaydı.

• Katılımcı Kaydı: Etkinlik girişinde üye ve misafir katılım listesi (isim, iletişim, kurumsal aidiyet) tutulur.

3. Etkinlik Sonrası: Durum Değerlendirmesi ve Katkı Tespiti

Etkinlik biter bitmez (en geç 48 saat içinde) organizasyon ekibi ve atölye/küme yürütücüleri bir araya gelerek Kazanım ve Etki Raporu hazırlar.

Etki Değerlendirme Kriterleri

1. Nicel Veriler:

• Toplam katılımcı sayısı (Üye / Dış Katılımcı oranı).

• Sosyal medya erişim ve etkileşim sayıları.

2. Nitel ve Toplumsal Katkı Tespiti:

• Derneğe Katkısı: Yeni üye kazanımı, uzmanlık aktarımı, küme içi iş birliğinin güçlenmesi.

• Kuşadası'na Katkısı: Kent yaşamına, yerel sorunların çözümüne, kültür/sanat/çevre bilincine sağladığı doğrudan yarar.

• Türkiye/Genel Kamuoyuna Katkısı: Üretilen bilginin, bildirinin veya modelin ulusal düzeydeki karşılığı ve örnek teşkil etme potansiyeli.

4. Yayınlama ve Dijital Hafıza (Blog / Web Sitesi)

Etkinlik bittikten sonra en geç 3 iş günü içinde web sitesinde ve blogda haber/içerik yayınlanmalıdır.

Blog / Web Haber Formatı Standardı

• Başlık: Çarpıcı, konuyu ve çıktıyı özetleyen başlık.

• Giriş (Özet): Etkinliğin adı, tarihi, yeri, düzenleyen küme/atölye ve temel amacı (2-3 cümle).

• Gelişme (Önemli Başlıklar): Etkinlikte öne çıkan fikirler, sunulan bildiriler, tartışılan ana başlıklar ve varılan sonuçlar.

• Etki ve Sonuç Paragrafı: Etkinliğin Kuşadası'na ve ilgili alana sağladığı katkının özet değerlendirmesi.

• Medya Galeri: Seçilmiş yüksek kaliteli 5-10 fotoğraf ve embedded (gömülü) video/reels bağlantısı.

• Arşiv Depolama: Ham fotoğraf ve videolar, tarih ve etkinlik adı klasörlenerek dernek bulut arşivine (Drive/Dropbox vb.) aktarılır.