Dernek Kümelerimiz ve Çalışma İlkeleri

I.                   DERNEK KÜMELERİ

A.                 KURULMASI VE GENEL İLKELER:

1.                 KÜME’lerimizin amacı, üyelerin dernek yönetimine daha aktif katılımlarının sağlanması ve değişik dernek etkinliklerinin planlanma, hazırlanma ve uygulanmasında yönetim kuruluna yardımcı olarak DERNEK’in vizyon ve misyonuna hizmet etmektir.
2.                 DERNEK Yönetim Kurulu’nun Dönem Çalışma Programı ve Stratejik Planına uygun olarak belirleyeceği sayıda ve konularda KÜMELER kurulabilir. Yönetim Kurulu, üyelerden gelen KÜME OLUŞTURULMASI tekliflerini de değerlendirerek gerekirse yeni KÜMELER kurulmasını karara bağlayabilir.
3.                 Her dönemim başında KÜMELER oluşturulduktan sonra, yapılan EŞGÜDÜM KURULU’nda KÜMELERİN çalışma ilke ve esasları; her KÜMENİN misyon, vizyon ve stratejik hedefleri açıklanır, bunlara hizmet eden projeleri nasıl geliştirecekleri konusunda bilgi verilir.
4.                 KÜMELERE ÜYE OLUNMASI, üyelik başvurusu aşamasında ya da dönem başında tüm üyelere Yönetim Kurulu tarafından yapılan davet sonucu, gönüllü olarak gerçekleşir. Her bir dernek üyesinin, kendi ilgi ve yetkinliğine uyan bir KÜME’de görev alması esastır. KÜME’nin gereksinimi, ya da üyenin tercihleri doğrultusunda Yönetim Kurulu kararıyla kümeler arasında geçiş yapılabilir.
5.                 KÜME’LERDEN AYRILMA, üyenin DERNEK’ten istifası veya üyelikten çıkarılma ile ilgili koşulların gerçekleşmesi halinde kendiliğinden sona erer 6 Aylık dönemler içerisinde üyesi olduğu KÜME’nin toplantılarının yarısından bir fazlasına katılmayan üyenin komisyon üyeliği kendiliğinden sona erer. KÜME üyeleri herhangi bir nedenle komisyon üyeliğinden istifa edebilir KÜME  toplantı tutanağında ilgili üyenin komisyon üyeliğinin sona erdiğinin kararını alır.
6.                 Her KÜME’de KÜME YÖNETİMİ: (bir TEMSİLCİ, bir TEMSİLCİ YARDIMCISI ve bir YAZMAN (raportör), olmak üzere 3 kişiden oluşur ve küme üyelerince dönemin ilk toplantısında seçilir.
7.                 KÜME TEMSİLCİSİ,  kümenin çalışmalarından birinci derecede sorumludur.
8.                 Dernek amaçlarına, Yönetim Kurulu’nun belirlediği strateji ve eylem planı ile tüzüğe aykırı faaliyetler yaptığı belirlenen KÜMELER, uyarı sonuç vermezse,  Yönetim Kurulu kararı ile feshedilebilir veya yönetimi değiştirebilir.
9.                 KÜMELER, dernek yönetiminin ayrılmaz bir parçasıdır. Bu nedenle, yönetim kurulunun dönem başında ortaya koyduğu ana projeler bir yön gösterici rehber olarak alınmalıdır. O projelere ilişkin veya KÜMELERİN kendi insiyatifleri ile geliştirecekleri proje önerileri üzerinde çalışılıp, EŞGÜDÜM KURULU’nda yönetime sunulmalıdır.
10.             Herhangi bir KÜME’nin üzerinde çalışıp olgunlaştırdığı bir etkinlik ve proje için son karar yetkisi Yönetim Kuruluna aittir. Yönetim Kurulu’nca gerçekleştirilmesi kararlaştırılan etkinlik tarih ve diğer ayrıntılar belirlendikten sonra DERNEK Yönetim Kurulu Başkanı veya Yardımcısı imzası ile üyelere web sayfası /sosyal media aracılığıyla duyurulur.

B.                 ÇALIŞMA İLKELERİ

1.                 KÜMELER, Yönetim Kurulu’nun bilgisi ve kararı dışında herhangi bir etkinlik yapamaz veya proje ile ilgili olarak dernek adına 3. şahıslara hiçbir taahhütte bulunamazlar.
2.                 KÜMELER, Dernek tüzüğüne aykırı hiçbir faaliyet için girişimde bulunamazlar.
3.                 KÜMELERİN, düzenleyeceği etkinliklerin ve geliştireceği projelerin, stratejik plana hizmet etmesi, bütçelendirilmesi ve kendi kendini finanse etmesi beklenir. Yönetim Kurulu’nun uygun görmesi halinde KÜMELERİN bazı projelerine dernek bütçesinden katkı sağlanabilir.
4.                 Her KÜME,  faaliyetlerini derneğimizin standart şablonuna göre İŞ PLANI düzenleyerek planlar. Her toplantıda İş Planı faaliyetleri kontrol edilerek, hedeflere ne derece ulaşıldığı takip edilir.
5.                 Gerekli görülen hallerde birden fazla KÜME ortak toplantı yapabilir.
6.                 Küme Organları, üyelerinin seçimi doğrultusunda yönetim kurulu tarafından belirlenir.

C.                 TOPLANTI USULLERİ

1.                 KÜMELER, ilke olarak ayda en az 1 kez, dernek merkezinde toplanır. Küme Temsilcisi, bir hafta önceden dernek yönetimine ve küme üyelerine toplantı gündemini iletir.
2.                 Küme üyelerinden katılım bilgisi önceden alındıktan sonra, zorunlu durumlarda toplantının ertelenmesi veya iptal bilgisi en geç toplantının yapılacağı günün sabahı mutlaka hem dernek merkezine hem de ilgili Küme üyelerine iletilmelidir.
3.                 Toplantı, Küme Temsilcisi, yoksa temsilci yardımcısı tarafınan gündeme uygun şekilde yönetilir. Küme üyeleri, katılım listesini imzalar. Katılım listesi, toplantı özeti ve varsa alınan kararlar, yazman tarafından kayda alınırak, dernek merkezindeki KÜME DOSYASI’nda korunur.
4.                 KÜME’deki üyelerin toplantılara düzenli katılımı beklenmektedir. Devamsız üyelerin durumları, nedenlerin öğrenilmesi Küme Temsilci’sinin görevidir.
5.                 Yönetim Kurulu Küme çalışmalarında eşgüdüm sağlamak ve iletişimi kolaylaştırmak üzere Yönetim Kurulu üyelerinden görevlendirme yapabilir.
6.                 Küme çalışmalarında yol gösterici olmak üzere, dernek yönetiminin onayı alınmak kaydı ile üyeler dışından akademisyen, öğrenci ya da konularında uzman kişiler,  geçici veya sürekli olarak davet edilebilir.

II.                 EŞGÜDÜM KURULU

A.                 OLUŞUMU

1.                 Eşgüdüm Kurulu, Dernek Yönetim Kurulu Başkanı ile tüm küme temsilcilerinden oluşur.
2.                 Amacı, küme çalışmalarının eşgüdümüne yardımcı olmak, belirlenen iş planlarının Derneğin Yönetim Kurulu İş planlarına ve ana faaliyet planlarına uygun ilerlemesinin sağlamaktır.
3.                 Eşgüdüm Kuruluna dernek başkanı ya da görevlendireceği bir Yönetim Kurulu üyesi Başkanlık yapar.

B.                 GÖREVLERİ

1.                 Kümelerin iş planlarını takip etmek, geçerliliğini ve uygulanabilirliğini saptamak
2.                 Küme faaliyetlerinde takvim-program düzenlenmesi,  çakışmaların önlenmesi;
3.                 Kümelerde etkinlik değerlendirmesi; geliştirme planları ortaya koymak
4.                 Kümeler ile Dernek Yönetim Kurulu’nun eşgüdümünü sağlamak

  MEVCUT KÜMELER ve ETKİNLİK DURUMLARI

Yeşil okla gösterilen KÜME'ler etkin olup, bazılarında yeni katılımlar dolayısıyla organ seçimi-takvim belirleme çalışmalarını sürdürmektedir.

Kırmızı renkle gösterilen KÜME'ler için hazırlıklar devam etmekte olup, henüz organları ve çalışma takvimi-programı belirlenmemiştir.